Kerala Plus One Accountancy Notes Chapter 3 Recording of Transactions – I
Accounting Equation
Accounting equation states that the asset of a business are always equal to
the total of its liabilities and capital. Thus Accounting Equation will
be
ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ അസറ്റ് എല്ലായ്പ്പോഴും അതിന്റെ ബാധ്യതകളുടെയും
മൂലധനത്തിന്റെയും ആകെത്തുകയ്ക്ക് തുല്യമാണെന്ന് അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം
പറയുന്നു. അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം ആയിരിക്കും
Assets = Liabilities + Capital (അസറ്റുകൾ = ബാധ്യതകൾ + മൂലധനം)
The above equation can also be expressed as follows:
മുകളിലുള്ള
സമവാക്യം ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ പ്രകടിപ്പിക്കാം:
Assets – Liabilities = Capital (അസറ്റുകൾ - ബാധ്യതകൾ = മൂലധനം)
Assets – Capital = Liabilities (അസറ്റുകൾ - മൂലധനം = ബാധ്യതകൾ)
Assets – Liabilities – Capital = 0 (അസറ്റുകൾ - ബാധ്യതകൾ - മൂലധനം = 0)
The accounting equation is also called the ‘Balance sheet equation’ as it
expresses the fundamental relationship among the components of the balance
sheet. i.e. Assets, liabilities and capital
ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ഘടകങ്ങൾ
തമ്മിലുള്ള അടിസ്ഥാന ബന്ധം പ്രകടിപ്പിക്കുന്നതിനാൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യത്തെ ‘ബാലൻസ് ഷീറ്റ് സമവാക്യം’ എന്നും വിളിക്കുന്നു. അതായത് ആസ്തികൾ,
ബാധ്യതകൾ, മൂലധനം
Rules of Debit and Credit
Every transaction has a dual aspect – the receiving aspect is called Debit
and the giving aspect is called Credit. In order to record transactions in
the books of original entry, it is necessary to identify the debit and
credit aspects of each transaction. This is done in accordance with the
rules of debit and credit applicable to different types of accounts.
According to modern approach, business transactions are divided into five
categories, they are Assets, Liabilities, Capital, Income (Revenue) and
Expenses.
ഓരോ ഇടപാടിനും ഒരു ഇരട്ട വശം ഉണ്ട് - സ്വീകരിക്കുന്ന വശം
ഡെബിറ്റ് എന്നും നൽകുന്ന വശം ക്രെഡിറ്റ് എന്നും വിളിക്കുന്നു. ഒറിജിനൽ
എൻട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന്, ഓരോ ഇടപാടിന്റെയും
ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് വശങ്ങൾ തിരിച്ചറിയേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വിവിധ തരം
അക്കണ്ടുകൾക്ക് ബാധകമായ ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായാണ് ഇത്
ചെയ്യുന്നത്. ആധുനിക സമീപനമനുസരിച്ച്, ബിസിനസ് ഇടപാടുകൾ അഞ്ച് വിഭാഗങ്ങളായി
തിരിച്ചിരിക്കുന്നു, അവ ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, മൂലധനം, വരുമാനം (വരുമാനം), ചെലവുകൾ
എന്നിവയാണ്.
Rules of Debit and Credit
| Debit | Credit |
Asset(increases) Expenses(increases) Liabilities (Decreases) Capital (Decreases) Income (Decreases) | Asset (Decreases) Expenses (Decreases) Liabilities(increases) Capital(increases) Income(Increases) |
| Debit | Credit |
അസറ്റ് (വർദ്ധിക്കുന്നു) ചെലവുകൾ (വർദ്ധിക്കുന്നു) ബാധ്യതകൾ (കുറയുന്നു) മൂലധനം (കുറയുന്നു) വരുമാനം (കുറയുന്നു) | അസറ്റ് (കുറയുന്നു) ചെലവുകൾ (കുറയുന്നു) ബാധ്യതകൾ (വർദ്ധിക്കുന്നു) മൂലധനം (വർദ്ധിക്കുന്നു) വരുമാനം (വർദ്ധിക്കുന്നു) |
Books of Original Entry (Journal)
The book in which the transactions are recorded for the first time
(including Debit and Credit) is called Journal or Books of original entry.
The process of recording transactions in the journal is called ‘Journalising
ഇടപാടുകൾ ആദ്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പുസ്തകത്തെ (ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ്
ഉൾപ്പെടെ) ജേണൽ അല്ലെങ്കിൽ ഒറിജിനൽ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
ജേണലിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ ‘ജേണലൈസിംഗ്’ എന്ന് വിളിക്കുന്നു
(ഒരു ബിസിനസ്സിൽ നടക്കുന്ന ഇടപാടുകൾ അതിന്റെ ക്രമം അനുസരിച്ച് ആദ്യം
എഴുതിവെക്കുന്ന പുസ്തകമാണ് Journal)
Example: Cash Received from Simon Rs.1000
ഉദാഹരണം: സൈമണിൽ നിന്ന്
1000 രൂപ ലഭിച്ചു
Journal entry: Cash A/c
Dr 1000
To Simon
1000
ജേണൽ എൻട്രി: ക്യാഷ് A/c
Dr 1000
To സൈമൺ
1000
Simple Journal entry: ലളിതമായ ജേണൽ എൻട്രി:
When only two accounts are involved to record a transaction, it is called
simple journal entry.
ഒരു ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകൾ
മാത്രം ഉൾപ്പെടുമ്പോൾ, അതിനെ ലളിതമായ ജേണൽ എൻട്രി എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
Compound Journal Entry: കോമ്പൗണ്ട് ജേണൽ എൻട്രി:
Compound entry is the entry in which more than one account is debited or
credited.
ഒന്നിലധികം അക്കൗണ്ടുകൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുകയോ ക്രെഡിറ്റ്
ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്ന എൻട്രിയാണ് കോമ്പൗണ്ട് എൻട്രി.
Source Document ( ഉറവിട പ്രമാണം:)
The document on the basis of which transactions are recorded in the books of
accounts are known as ‘source document’. Business transactions are usually
evidenced by an appropriate document such as cash memo, invoices, sales
bill, pay in slip, cheques etc.
അക്കൗണ്ടുകളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന്റെ
അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള പ്രമാണത്തെ (തെളിവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന) ‘ഉറവിട പ്രമാണം’
എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ക്യാഷ് മെമ്മോ, ഇൻവോയ്സുകൾ, സെയിൽസ് ബിൽ, പേ ഇൻ സ്ലിപ്പ്,
ചെക്കുകൾ തുടങ്ങിയ ഉചിതമായ ഒരു രേഖയാണ് ബിസിനസ് ഇടപാടുകൾ സാധാരണയായി
തെളിയിക്കുന്നത്.
Special Journals (Subsidiary books):
The journal is subdivided into special journals in which the transactions of
similar nature are recorded. It is also called ‘Day books’.
The important day books are:
- Cash book – for recording all cash transactions
Purchases book – for recording credit purchases of goods
- Sales book – for recording credit sale of goods
Purchase returns – for recording the goods returned to the supplier
Sales returns book – for recording goods returned by customer
Bills receivable – for recording bills received from customers
Bills payable book – for recording bills given to suppliers
Journal proper – for transactions that cannot be recorded in any of the
above special journal
Ledger
A ledger is a book which contains different accounts where transactions
relating to that account are recorded. It is the principal book or book
of final entry. The process of recording transactions in the ledger accounts
(from the journal or day book) is called ‘Posting Journal
എന്ന ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ഇട പാടുകളിൽ ഒരു സ്വഭാവമുള്ള ഇടപാടുകൾ
വേർതിരിച്ച് വിവിധ അക്കൗണ്ടുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. Ledger എന്ന ബുക്കിൽ
ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രകിയയാണ് Posting എന്നു പറയുന്നത്.
Difference between Journal and ledger
Journal | Ledger | ||
| 1) | Journal is the book of first entry | 1) | Ledger is the book of second entry |
| 2) | Transactions are recorded in chronological order | 2) | Transactions are recorded in analytical manner |
| 3) | Source document is the basis for writing journal | 3) | Entries recorded in the journal is the basis for writing ledger A/c |
| 4) | Transaction is the basis of classification of data within the journal | 4) | Account is the basis of classification of data within the ledger |
| 5) | Process of recording transaction in the journal is called journalising | 5) | Process of recording entries ledger is called ‘Posting’ |
Difference between Journal and ledger
Journal | Ledger | ||
| 1) | ആദ്യ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകമാണ് ജേണൽ | 1) | രണ്ടാമത്തെ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകമാണ് ലെഡ്ജർ |
| 2) | ഇടപാടുകൾ ഇതിൽ കാലക്രമമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട് | 2) | ഇടപാടുകൾ വിശകലനപരമായ രീതിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു |
| 3) | ജേണൽ എഴുതുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനം ഉറവിട പ്രമാണമാണ് | 3) | ലെഡ്ജർ എ / സി എഴുതുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനം ജേണലിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന എൻ‌ട്രികളാണ് |
| 4) | ഇടപാടാണ് ജേണലിനുള്ളിലെ ഡാറ്റയുടെ വർഗ്ഗീകരണത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം | 4) | ലെഡ്ജറിനുള്ളിലെ ഡാറ്റയുടെ വർഗ്ഗീകരണത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനമാണ് അക്കൗണ്ട് |
| 5) | ജേണലിലെ ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനെ ജേണലൈസിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു | 5) | എൻ‌ട്രികൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയെ ലെഡ്ജറിനെ ‘പോസ്റ്റിംഗ്’ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. |
Posting പോസ്റ്റിംഗ്
The process of transferring the entries recorded in the journal into
appropriate accounts in the ledger is called posting.
ലെഡ്ജറിലെ ഉചിതമായ അക്കൗണ്ടുകളിലേക്ക് ജേണലിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന
എൻ‌ട്രികൾ കൈമാറുന്ന പ്രക്രിയയെ പോസ്റ്റിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
Example: Cash Received from Simon Rs.1000
ഉദാഹരണം: സൈമണിൽ നിന്ന് 1000
രൂപ ലഭിച്ചു
Journal entry: Cash A/c
Dr 1000
To Simon
1000
ജേണൽ എൻട്രി: ക്യാഷ് A/c
Dr 1000
To സൈമൺ
1000
The above entry will be posted to both the cash account and Simon
account as follows:
മുകളിലുള്ള എൻട്രി ക്യാഷ് അക്കൗണ്ടിലേക്കും സൈമൺ അക്കൗണ്ടിലേക്കും ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ പോസ്റ്റുചെയ്യും:
Balancing an account ഒരു അക്കൗണ്ട് ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നു
The process of ascertaining the balance of each and every account in the
ledger at the end of accounting period (at the end of each month or any
time if required) is called balancing. The difference between the two
sides of an account is known as account balance. If the debit side is
heavier than the credit side, it shows a debit balance. If the credit side
is heavier than the debit side, it means a credit balance.
ആവശ്യമെങ്കിൽ ഏത് സമയത്തും) ബാലൻസിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ
രണ്ട് വശങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസത്തെ അക്കൗണ്ട് ബാലൻസ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
ഡെബിറ്റ് വശം ക്രെഡിറ്റ് വശത്തേക്കാൾ ഭാരം കൂടിയതാണെങ്കിൽ, അത് ഒരു ഡെബിറ്റ്
ബാലൻസ് കാണിക്കുന്നു. ക്രെഡിറ്റ് വശം ഡെബിറ്റ് വശത്തേക്കാൾ ഭാരം
കൂടിയതാണെങ്കിൽ, അതിനർത്ഥം ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസ് എന്നാണ്.
